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人力资源管理的法律视角（二） |
第五，不能要求员工提供押金、保险金等，也不能扣留员工的身份证等证件，否则将会被处以罚款。
2、纪律管理
根据《劳动合同法》第四条的规定，用人单位制定涉及劳动者切身利益的规章制度，必须经过民主程序制定，并对员工进行公示，否则不能作为管理员工的依据。
在实践中，企业可以把经过职代会讨论的规章制度在公司网站或报纸上进行公示，或直接作为劳动合同的附件发给员工，或交由员工阅读，并由员工签字确认。
对于员工的违纪处分，HR部门还要注意有关证据的保全和收集，因力一旦发生纠纷，企业必须负举证责任。企业所要保全和收集的证据主要是两类：其一是员工所违反的企业规章及劳动纪律的具体条款；其二是员工的违纪行为。违纪员工的检讨书、违纪情况说明、有违纪员工本人签字的违纪记录、其他员工及知情者的证明、有关物证、相关部门的处理记录等，均可作为员工违纪的证据。司法实践中，有违纪员工签字的书面材料，往往是劳动争议仲裁委员会和法院最乐于采纳的有力证据。因此，HR部门应当进行规范化操作，并注意将书面文本至少保存两年。
3、培训管理
企业培训为了避免“为他人做嫁衣”的情况发生，应与受训人员签订培训协议，约定培训后的服务期和违约金，以便制约员工受训后跳槽现象的发生。劳动合同法规定“用人单位为劳动者提供专项培训费用，对其进行专业技术培训的，可以与该劳动者订立协议、协定服务期。”
企业和受训员工约定的违约金不能高于培训费，而且违约金还应该在服务期内进行分摊，并逐年递减。企业要求跳槽员工支付违约金时，若发生纠纷，企业必须证明对员工进行了专项培训，即该培训属于用人单位专门拔出经费，为劳动者提供的特定项目培训。同时用人单位还必须提供支付凭证，即出资证明，来证明违约金数额是合法的。因此企业应保留各种培训费用支出的货币支付凭证（如学杂费、交通费、生活补贴的领发签名等凭证），以备后用。 |
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